Kvalitní správa nemovitostí Praha a správa Středočeský kraj - spolehněte se na naše profesionální správce.

Otázka

Jak je to s datovými schránkami pro společenství vlastníků jednotek?

Odpověď

Datové schránky od ledna 2023

Od 1. ledna 2023 dojde k zásadnímu rozšíření okruhu uživatelů datových schránek. Účinnosti nabude novela zákona č. 300/2008 Sb., na jejímž základě budou datové schránky (dále jen "DS") ze zákona (automaticky) zřizovány i subjektům, kterým byly doposud zřizovány pouze na žádost (nepovinně). Jedná se zejména o všechny podnikající fyzické osoby, zejména živnostníky, a o právnické osoby nezapsané v obchodním rejstříku, především o společenství vlastníků jednotek a různé spolky.

Z DS není třeba mít žádné obavy, jejich používání je velmi intuitivní a zvládne je každý uživatel běžného e-mailu.

Zřízení DS

Nově bude výše uvedeným osobám DS zřizována bezprostředně po zápisu do příslušného rejstříku (např. živnostenský rejstřík). Subjektům existujícím již před 1. lednem 2023 bude DS zřízena nejpozději do 1. dubna 2023. Dotčené osoby se o zřízení DS dozvědí tak, že fyzické osobě oprávněné k přístupu do DS budou doručeny přístupové údaje do DS.

Osoba oprávněná k přístupu do DS

V případě fyzické osoby-podnikatele je osobou oprávněnou k přístupu do DS sám podnikatel, v případě právnické osoby její statutární orgán. Má-li tato fyzická osoba zřízenu DS fyzické osoby (nepodnikatele), budou jí přístupové údaje zaslány tam. Jinak jí budou zaslány poštou do vlastních rukou na její adresu uvedenou v registru obyvatel.

V případě právnických osob budou přístupové údaje zaslány fyzické osobě, která je jako statutární orgán zapsána v příslušném registru. Dojde-li ke změně takové osoby, je nutno tuto změnu oznámit, což může učinit nový statutární orgán. Na základě této žádosti dojde k zneplatnění přístupových údajů bývalého (člena) statutárního orgánu a k zaslání přístupových údajů novému. Bez podání příslušné žádosti (oznámení) k tomu nedojde! Nový člen statutárního orgánu tak může učinit přímo v systému DS, může-li se přihlásit prostřednictvím Identity občana, na CzechPoint nebo písemně dopisem s úředně ověřeným podpisem adresovaným ministerstvu vnitra.

V případě, že údaje o statutárním orgánu zapsané v příslušném rejstříku nesouhlasí se skutečným stavem, je vhodné ještě před vstupem novely zákona v účinnost zajistit, aby byl v rejstříku zapsán skutečný statutární orgán, jinak budou prvotní přihlašovací údaje do DS zaslány bývalému statutárnímu orgánu, dosud zapsanému v rejstříku. V případě, že v rejstříku není zapsán žádný statutární orgán, k čemuž by ovšem nemělo dojít, nebude přístupové údaje komu zaslat.

Jakmile se oprávněná osoba poprvé přihlásí do DS, může v "Nastavení" pod odkazem "Uživatelé" – "Noví uživatelé" pověřit obsluhováním DS jinou osobu (správu domu), které pak budou výše uvedeným způsobem zaslány její vlastní přihlašovací údaje. Na jejich základě bude mít do DS přístup v závislosti na tom, jaká oprávnění jí udělí oprávněná osoba. V žádném případě nelze doporučit, aby jakákoli osoba s přístupem do DS své přístupové údaje předala jiné osobě, aby schránku obsluhovala za ni!

Jak postupovat v praxi

Běžně se prostřednictvím DS zasílají dokumenty, které byly vytištěny, vlastnoručně podepsány a následně naskenovány (nejčastěji do formátu .pdf). Stejně tak lze však zasílat dokumenty, na kterých je vytištěno jméno odesílatele, ale není připojen jeho vlastnoruční podpis. V takovém případě je písemnost obvykle vyhotovena jako soubor .doc a podobně a následně převedena do formátu .pdf, aniž by bylo třeba ji tisknout. Lze nicméně odeslat i soubor ve formátu .doc atd.

Tímto způsobem lze komunikovat např. i s finančním úřadem nebo okresní správou sociálního zabezpečení. V případech, kdy je nutné dané podání činit na předepsaném formuláři, který lze vyplnit on-line (např. daňová přiznání, hlášení pro OSSZ a zdravotní pojišťovny), lze vyplněný formulář buď stáhnout a poté prostřednictvím DS odeslat jako přílohu datové zprávy, nebo je možné ho odeslat přímo z příslušné internetové stránky (daneelektronicky.cz apod.), v rámci čehož se k ověření identita odesílatele jako jedna z možností používají i přístupové údaje do DS.

Fikce doručení

Velmi důležitou roli hraje tzv. fikce doručení, tj. náhradní doručení ve smyslu občanského soudního řádu a dalších právních předpisů: Nepřihlásí-li se oprávněná osoba do datové schránky ve lhůtě deseti dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty; to neplatí, vylučuje-li jiný právní předpis náhradní doručení. Znamená to, že pokud se do deseti dnů od dodání zprávy do datové schránky do této schránky nepřihlásí osoba s příslušným oprávněním, platí, že dokument byl doručen desátým dnem od dodání zprávy a od tohoto dne také (až na výjimky výslovně stanovené v příslušných zákonech) počínají běžet příslušné lhůty. Není tedy vhodné zprávy v datové schránce ignorovat – lhůty nakonec začnou běžet, i když zpráva vůbec nebyla vyzvednuta, resp. nedošlo k přihlášení do DS.

Přijímání písemností

Pokud má daný subjekt zřízenu DS, měly by mu soudy a úřady veškeré písemnosti, včetně písemností určených do vlastních rukou, doručovat výhradně prostřednictvím DS.

Dokument, který byl orgánem veřejné moci dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu (bez ohledu na to, zda daný dokument skutečně otevře a stáhne). Od tohoto okamžiku pak začínají běžet důležité procesní lhůty (např. lhůta pro podání odvolání).

Vzhledem k tomu, že někdy je pro adresáta s ohledem na běh navazujících lhůt důležité, aby byla zpráva doručena až k určitému datu, je vhodné nastavit v nastavení DS zasílání oznámení o přijetí datové zprávy (tzv. notifikační e-mail), a to i s náhledem hlavičky této zprávy (tzv. rozšířený rozsah oznámení). Pak lze zpravidla i bez přístupu do DS, který má za následek doručení zprávy, zjistit, jaká zpráva byla do DS dodána.

Rádí Vám zodpovíme vaše dotazy. Váš spolehlivý správce nemovitosti. Správa domu, správa SVJ, správa DB, Správa nemovotostí Praha a Středočeský kraj.

Kvalitní správa nemovitostí

Správa budov a všech druhů objektů. Kvalitní správa nemovitostí Praha. Správa domů, bytů. Kompletní správní činnost.